今週月曜日は、１０月のＰＴＡ主催の学校行事（カーニバル）の打ち合わせ＠麻布十番・ドーナツプラント。
ＰＴＡ役員なぞ仕事してたら到底無理でしたが、今年は学生最後の１年で最後のチャ－ンス！と思い、本部役員、しかもＰＴＡ副会長をさせていただいています。
ＰＴＡ副会長は、象徴（？）としての会長の下、ＰＴＡ役員をまとめて学校と連携しつつ、子どもに役立つＰＴＡ行事のいわば企画と現場監督。企画が決まれば、実務は役員さんやスタッフさんがとてもしっかりやってくださるのでむしろプロデューサー業務が主です。
もともと会社ではそういう仕事が多かったので、人員配置やダンドリや進行管理は得意。会議のシキリも、仕事で場数を踏んでたのが役立ちました。
ＰＴＡ会議に参加してまず最初にびっくりしたのが議事録作らないことでした。
第一回目のＰＴＡ会議の前に書記さんに議事録を頼んだところ、「前任者から聞いていないので出来ない。聞いていれば書記は引き受けなかった」とのこと。そして前任者に尋ねると、「これまで議事録はとってない」という返事。
え～っじゃあ、話し合いの合意確認ができないじゃん。せっかく時間とって、意見出しても「言いっぱなし」「その場だけ」じゃあ会議の意味ないし、やる気無くなるよ～。それに、毎月父兄に出してる「ＰＴＡ便り」に何書けばいいの？
そういえば・・・・これまでの「ＰＴＡ便り」には、校長先生と、ＰＴＡ会長と、ＰＴＡ副会長の長文のご挨拶文やＰＴＡ本部内部の運営方針とか取り決め事項の報告とかでした。でも、ＰＴＡ役員ではない一般父兄にとっては、情報としての価値が殆ど無いので、斜め読みしていつもすぐに捨ててました。（ごめんなさーい）
「議事録どうしてる？」と他校のＰＴＡの人に聞いてみたところ、「会議をはじめから終わりまでテープにとって、テープ起こし して書いてる」・・・・ひえ～っ でも、それはヤリ過ぎでしょう。だったら私でも書記は引き受けたくないよ～！
ＰＴＡの会議って迷走や雑談も多いので、「ポイントだけ」で十分でしょう。
確かに会議メモって案外難しい。全体の流れや背景を踏まえて重要なポイントを聞き分けなきゃいけないので、経験がないと難しいかもしれません。
でもこのまま議事録がなければ、他のメンバー（学校側も入れて総勢約２０名）の合意確認も出来ず、また同じような話になったり、実務ベースでも方針が定まらず、現場の動きが鈍くなる恐れが。。。
ということで、毎回、私が司会進行をしながら議事録も書くことにして、その日中にＰＴＡメーリングリスト（ＭＬ）に流し、合意確認と加筆修正を皆さんに呼びかけることにしました。
これが反応ありました。
このＭＬは、実は現役の役員だけでなく、過去の役員経験者で子どもがまだ在校している父兄も登録されてます。なので、蓄積されて在校生の半分くらいのお母さんに回り、おそらく「斜め読み」でなんとな～く読まれてるようです。
でもって議事録メモを回したときに色々と反応がありました。現役役員からの内容確認だけでなく、前の役員さんからの経験的アドバイスもあり、合意事項にそって発展した動きを自律的にしてくださる父兄もいます。メーリングリストってすごい～。
もちろんその流れに沿って「ＰＴＡ便り」も内容変更。校長・会長の挨拶文を最小限にとどめ、学校とＰＴＡの直近の動きや連絡事項、ＰＴＡ会議での話し合いの結果など、一般父兄の興味をそそり、かつタイムリーな情報満載にしました。
ちなみに７月号は、こんな情報（一部です）。
・夏休み～９月上旬の学校行事の一覧（個別レターを前にもらってて、チェックし忘れてたのもありましたよ～）。
・８月に実施の公費で受けられる第一回目の校内「漢字検定」の申込状況報告（うちは旅行と重なってて、申し込めなかった。受ける人はどれくらいいるのかしら・・・と興味）
・ラジオ体操のカードは、例年のように終業日には配らず、ラジオ体操の初日に配るよう変更。・・・要らない子や忘れてくる子がいるため。 （この情報を知らされなかったら、「あれっ？うちの子カードもらい忘れた？」とか心配する父兄がいたかも・・・ はい、きっと私はそうです。）
・昨年からの学校の取り組み「読書習慣推進プログラム」効果で、図書室の貸し出しが増えている （個人的には、「へえ～やるじゃん。もっと学校もＰＲすればいいのに」と思ったので）
はい、ほとんど、私の「独断的」編集方針ですね（笑） でもまあ、私も昨年までかなり長い間ＰＴＡ活動に縁のない「一般」父兄の一員だったので、「ＰＴＡ便り」のターゲット読者の「フォーカスグループ」ということでお許しください。
特にこういうボランティア組織は、金銭的・名誉的なインセンティブが無いので、メンバー個々人の納得感と達成感（お役立ち感）が大事で、「誰かにやらされてる」とか「よく分からずやってる」とか「意味ないことやってる」と感じてしまうのはマイナスです。
だからメンバーが納得し、正しく理解すれば二度手間や混乱を予防できますし、納得し理解も深まれば主体的に動けるので、達成感も高まります（もちろん管理側もラクチン）。また、こういう流れだと、たいていうまくいくので、自己満足感も得られやすいですよね。
自分たちへのフィードバック（反応）は、私も含め最初は皆、怖くて遠慮がちだったのですが、慣れてくればどうってことないし、むしろサポートの方が大きいことが分かってきました。むしろ意見をもらうことで、意味ないことをやらなくてすみます。どんどん情報発信して広く問うたほうがいい、という雰囲気が出てきました。
さてさて、ＰＴＡの話題で長くなってしまいましたが、他にも今週はいろいろあったんですよ～。
会社の女性の元同僚との邂逅＠川上庵 麻布十番店（軽井沢が本店のおそば屋さん）。
思い出に残る仕事をし、残念ながら今は転職してしまった彼女と、常々「また会いたいなあ」と思っていたので本当に嬉しかった。
「邂逅」というのに相応しいこの再会は、ブログ仲間のmikiちゃんのお引き合わせ。ありがとう～。
それから、悲惨なゼミ（そのせいで８月もゼミあり。私の夏休みは一体いつから？トホホ・・・）の話と、副査のＮ教授の論文が某経済学賞を受賞した記念セミナー＆食事会の話。
そして何よりも、昨日土曜日、同級生のＹこさんのWedding Party＠ブルディガラ（六本木ヒルズ）
＆デルソーレ
のことを書こうと思ったのに～！！
← ブルディガラのアプローチです。
Ｙこさんは、まるでギリシア神話のミューズのように美しかったです～。眼福、眼福。
末永くお幸せに！！